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La creciente importancia de la gobernanza y el archivo de datos en la sanidad

Uno de los mayores retos para las organizaciones sanitarias, especialmente a medida que se digitalizan, es la gestión de la información sensible de los pacientes. Con una normativa más estricta y una mayor concienciación sobre la importancia de la privacidad de los datos, se ha hecho evidente la necesidad de una mejor forma de recopilar y almacenar los datos sensibles. Los proveedores de servicios sanitarios deben ser diligentes a la hora de proteger los datos de los pacientes.

Las organizaciones sanitarias recopilan cada vez más datos a diario, desde registros de pacientes y recetas hasta informes e información de diagnóstico compleja. Los grandes volúmenes de datos combinados con los nuevos requisitos de cumplimiento pueden ser todo un reto.

Las normativas de cumplimiento exigen que las organizaciones sanitarias garanticen la retención a largo plazo, la seguridad de los datos y que se aseguren de que los datos de los pacientes permanecen intactos. Sin embargo, la pregunta es cuántas organizaciones sanitarias cuentan realmente con soluciones de archivado adecuadas para cumplir con estos requisitos y garantizar la conformidad.

El creciente volumen de datos

La digitalización y la aparición de la nube trajeron consigo muchos cambios en el sector sanitario. Los proveedores de servicios sanitarios empezaron a utilizar diversos programas informáticos y soluciones en la nube que les permitían mejorar la gestión de la atención a los pacientes, acceder fácilmente a la información completa de los mismos y ofrecerles una atención personalizada y perspicaz.

Aunque estas plataformas son extremadamente útiles, también tienen algunos inconvenientes. Las plataformas en la nube generan una gran cantidad de datos y el crecimiento de los mismos puede desbordarse rápidamente y ser difícil de controlar.

Incluso si la organización no depende de un complejo software personalizado, puede experimentar un crecimiento masivo de datos simplemente utilizando canales de comunicación como el correo electrónico. Como el sector sanitario está estrictamente regulado, los proveedores de servicios sanitarios tienen que crear políticas de retención de correo electrónico de larga duración para cumplir con estas normas.

Para cumplir con los requisitos de la HIPAA, las organizaciones sanitarias deben conservar sus correos electrónicos durante 7 años, y sólo entonces pueden deshacerse de ellos con seguridad.

Pero, ¿cómo pueden las organizaciones hacer un seguimiento de los periodos de retención de cada registro de correo electrónico y no perder la pista? Ahí es donde entra en juego el archivado.

La importancia de archivar los datos

El archivado de datos puede ser de gran ayuda para controlar los periodos de retención y garantizar el cumplimiento de la normativa al automatizar la retención y mitigar el riesgo de error humano. No sólo puede ayudar a cumplir la normativa, sino que también puede ayudar a ahorrar tiempo y reducir los costes de almacenamiento.

Si no puede controlar el crecimiento de sus datos, el archivado de datos puede ayudarle a gestionar sus datos y mantenerlos seguros y accesibles.

Estas son las principales razones por las que las organizaciones sanitarias deberían archivar sus datos y posiblemente los archiven cuando sea necesario.

Garantizar el cumplimiento

Para garantizar el cumplimiento de la normativa, es necesario definir políticas y procesos claros, establecer normas claras y utilizar las herramientas adecuadas para gestionar los datos sensibles de sus pacientes. Con la ayuda del archivado del correo electrónico puede mejorar su estrategia de gobernanza de datos y garantizar que sus datos estén seguros, se puedan recuperar y sean fácilmente accesibles en caso de que tenga que demostrar el cumplimiento.

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El primer paso es identificar qué datos necesita almacenar y, a continuación, determinar durante cuánto tiempo debe hacerlo. Incluso puede crear clasificaciones de datos y conservar diferentes tipos de datos durante distintos periodos de tiempo.

Sin embargo, asegúrese de tener siempre presentes las políticas de regulación de datos, ya que es posible que tenga que conservar algunos tipos de registros hasta 7 años para cumplir los requisitos de la HIPAA.

Reducción de costes

Almacenar todos los datos de los pacientes puede requerir mucho espacio de almacenamiento y los costes pueden aumentar rápidamente.

Incluso si no utiliza activamente los datos de los pacientes, como los registros de pacientes anteriores, debe conservarlos para garantizar el cumplimiento de la normativa. Sin embargo, el archivado le permite conservar esos datos en un depósito seguro y acceder a ellos sólo cuando los necesite sin ocupar un valioso espacio de almacenamiento.

Si archiva estratégicamente los datos que no utiliza a menudo y conserva sólo los que necesita con frecuencia, puede ahorrar una cantidad significativa de costes de almacenamiento.

Accesibilidad de los datos

El almacenamiento de datos sólo es útil si se puede encontrar y acceder a ellos fácilmente.

Por suerte, las modernas soluciones de archivado ofrecen una gran facilidad de uso y accesibilidad, por lo que tus datos estarán siempre disponibles, cuando los necesites.

Con la búsqueda y los filtros avanzados, puede encontrar todo lo que necesita en segundos y acceder fácilmente a los datos que se mantienen a salvo en su archivo de datos.

Minimizar el riesgo

El sector sanitario maneja datos especialmente sensibles. Cuando se almacenan grandes volúmenes de datos sensibles de pacientes, siempre existe el riesgo de que se corrompan o se pierdan.

El archivado de datos minimizará los riesgos de filtración y pérdida de datos y le permitirá mantener sus datos seguros e intactos en un repositorio de fácil acceso para poder recuperarlos en caso de incidente.

A su disposición

A medida que los proveedores de servicios sanitarios pasaron por la digitalización y empezaron a depender de las plataformas en la nube, les ha resultado cada vez más difícil gestionar la creciente cantidad de datos.

El archivado de datos puede ayudar a superar algunos de estos retos al ofrecer una forma de almacenar de forma segura los datos sensibles de los pacientes en un archivo a prueba de manipulaciones, desde el que se pueden encontrar y recuperar fácilmente siempre que sea necesario sin ocupar un valioso espacio de almacenamiento.

De este modo, podrá garantizar el cumplimiento de la normativa y evitar cuantiosas multas por incumplimiento de la misma.